Kehilangan dan hapus kira

Mengikut AP 323 dan Akta Prosedur Kewangan seksyen 17 dan 18 menyatakan bahawa adalah menjadi tanggungjawab pengurus sekolah untuk mengambil tindakan melaporkan kehilangan bagi tujuan hapuskira atau syor surcaj mengikut peraturan yang telah ditetapkan

Apa yang dimaksudkan dengan kehilangan adalah suatu kerugian wang awam dan barang-barang awam yang dialami oleh sekolah akibat daripada kecurian, kebakaran, penipuan atau kecuaian pegawai, kekurangan kutipan, bayaran terlebih, pembayaran tanpa kuasa, hutang tidak boleh didapatkan balik, hasil yang tidak dapat dipungut dan perbelanjaan yang sia-sia.

Sementara hapuskira pula bermaksud membatalkan atau mengeluarkan daripada rekod kewangan sekolah mengenai wang awam dan barang awam yang disahkan hilang atau tidak dapat dikesan atau tiada dalam simpanan sekolah atau akaun belum terima yang disahkan tidak boleh dipungut.

Jenis kehilangan yang perlu dibuat hapuskira adalah seperti berikut:

• kehilangan wang awam
• kehilangan barang awam
• kehilangan peralatan PPSMI
• akaun belum terima

Apabila didapati salah satu daripada perkara di atas disahkan hilang maka tindakan yang perlu diambil adalah :

bagi wang dan barang awam

1. tindakan segera lapor polis dalam tempoh 24jam atau tidak lewat 2 hari bekerja dari tarikh hilang.

2. Sediakan 7 salinan lampiran J

3. 6 salinan Lampiran J kepada ketua PTJ bersama laporan polis dan gambar bukti kejadian

4. Dapatkan laporan akhir hasil siasatan daripada polis untuk dikemukakan kepada Lembaga Penyiasat dalam tempoh empat bulan dari tarikh laporan awal - laporan j

kuasa meluluskan hapuskan:

- wang awam adalah perbendaharaan

- barang awam kurang RM50 000 ketua PTJ

Jika barang PPSMI hilang, tindakannya adalah:

1. membuat laporan polis

2. sediakan lampiran j 7 salinan, laporan polis dan gambar bukti kejadian

3. kemukakan lampiran J ke PPD dan dokumen berikut:

• sijil akuan penerimaan
• borang aku janji penerimaan
• LO atau dokumen kontrak
• salinan daftar kew312 dan kew315
• surat kebenaran bawa keluar
• gambar bukti kejadian
• dokumen lain berkaitan

- 2 salinan ke bhgn kewangan KPM

- satu salinan ke ketua PTJ, Perbendaharaan, Jabatan akauntan negara, jabatan audit negara dan audit sekolah.

Setelah itu, pengurus sekolah perlu menyediakan laporan akhir kehilangan wang awam.